Notatka ze spotkania Grupy roboczej ds. kontroli Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 – 28 październik 2010 r.

W dniu 28 października br. w Warszawie w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego przy ul. Wspólnej 2/4 odbyło się kolejne spotkanie Grupy roboczej ds. kontroli Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL). W spotkaniu wzięli udział przedstawiciele Instytucji Zarządzającej (IZ) PO KL, Instytucji Pośredniczącej (IP), i Instytucji Pośredniczących II stopnia (IP2)

I. Aktualizacja Zasad kontroli w ramach PO KL 2007-2013.
Głównym tematem spotkania było omówienie zmian w Zasadach kontroli w ramach PO KL 2007-2013 (dalej Zasad kontroli) oraz przedyskutowania uwag IP/IP2 do przedmiotowego dokumentu. Szczegółowe informacje w przedmiotowym zakresie przedstawiono w prezentacji stanowiącej załącznik nr 1 do niniejszej notatki.

Omówienie następujące zagadnienia, które były przedmiotem dyskusji:
1. Personel projektu
a) Weryfikacja wydatków pod względem podwójnego finansowania lub konfliktu interesów w przypadku angażowania do projektu osób zatrudnionych w instytucji uczestniczącej w realizacji PO KL:

- Przedstawiciele IZ wskazali przykładowe sposoby weryfikacji, czy personel projektu jest/był jednocześnie zatrudniony w instytucji uczestniczącej w realizacji PO KL (dokumentacja potwierdzająca kwalifikacje personelu projektu, np. CV, oświadczenia Beneficjenta lub personelu projektu, inne źródła informacji). Ustalono również, iż to po stronie Beneficjenta leży obowiązek właściwego udokumentowania kwalifikowalności wszystkich wydatków w projekcie, w tym również personelu w ww. zakresie. Jeśli tego nie dowiedzie, możliwe jest nałożenie stosownej korekty finansowej,

- Podkreślono jednocześnie, iż kontrolujący w celu weryfikacji kwalifikowalności wydatków powinni używać wszystkich dostępnych narzędzi i źródeł informacji, a nie ograniczać się wyłącznie do oświadczeń Beneficjentów/personel projektu.,

W związku ze zgłoszonymi uwagami przedstawiono definicję:
- konflikt interesów, który oznacza każdego typu relację osobową, która nie jest lub wydaje się nie być dobrym interesie organizacji. Konflikt interesów mógłbym stanowić przeszkodę umożliwiającą wykonanie zadań i obowiązków w sposób obiektywny (Międzynarodowe Standardy Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego). Przedstawiono również przykłady zachodzenia konfliktu interesu w ramach projektów realizowanych w ramach PO KL,
- podwójnego finansowanie – zrefundowane całkowite lub częściowe danego wydatku kilkakrotnie w ramach PO KL lub w ramach PO KL i innych środków publicznych. Przedstawiono również przykłady dotyczące tej kwestii,
 

b) Ustalono, iż IP/IP2 sprawdza podczas kontroli na miejscu, czy zakres zadań personelu projektu zatrudnionego również w innych projektach umożliwia ich prawidłowe i efektywne wykonanie, np. na podstawie ewidencji czasu pracy poszczególnych członków zespołu projektowego. Podkreślono ponownie, iż to po stornie Beneficjenta należy wskazanie kwalifikowalności wydatków związanych z zatrudnieniem personelu projektu. W związku z powyższym jest on zobowiązany do przedstawienia wszelkich dokumentów w zakresie, także dotyczących innych projektów, jeżeli kontrolujących o nie poproszą. Odmowa jednostki kontrolowanej do wglądu w dokumentacje, która kontrolujących uznają za niezbędną do zweryfikowania w przedmiotowym zakresie może skutkować uznaniem wydatków związanych z wynagrodzeniem za niekwalifikowanie, 
 

c) kontrola prawidłowości wyliczenia proporcji faktycznego zaangażowania w realizacje projektu pracownika zatrudnionego na umowę o pracę:
• Gdy osobowa stanowiąca personel projektu jest pracownikiem Beneficjenta, a jej umowa o pracę tylko w części obejmuje zadania w ramach projektu, IP/IP2 podczas kontroli na miejscu weryfikują, czy Beneficjent stosuje prawidłową proporcje faktycznego zaangażowania w realizacje projektu (na podstawie umowy o pracę, zakresu czynności służbowych lub opisu stanowiska),

 

d) kontrola racjonalności wynagrodzenia personelu projektu: 
• Jeśli w trakcie kontroli stwierdzone zostanie, iż Beneficjent zawyżył wynagrodzenie personelu projektu w stosunku do:
• stawki wynagrodzenia na analogicznym stanowisku pracy przed rozpoczęciem realizacji projektu przez tego beneficjenta,
• wysokości wynagrodzeń na analogicznym stanowisku w u innych pracodawców z danego regionu,
wówczas IP/IP2/ może podjąć decyzje o uznaniu części wydatków związanych z wynagrodzeniem za niekwalifikowanie i jeśli zostały poniesione ze środków PO KL traktuje te wydatki jako nieprawidłowość,
• w przypadku zadaniowego czasu przy personel projektu, Zespół kontrolujący IP/IP2 powinien zweryfikować, czy przyjęta stawka wynagrodzenia jest adekwatna do wykonywanego zadania i czy nie jest zwyżona w stosunku do cen rynkowych za wykonanie podobnego zadania,

 

e) kontrola pod względem zatrudnienia w projekcie na umowę cywilnoprawną pracowników zatrudnionych przez beneficjenta na podstawie stosunku pracy:
• co do zasady z pracownikiem zatrudnionym u Beneficjenta na podstawie umowy o pracę nie można zawierać umów cywilnoprawnych. W sytuacji, gdy zawarto z takim pracownikiem umowę cywilnoprawną wówczas w trakcie kontroli należy zweryfikować, czy zaszły przesłanki, o których mowa w Wytycznych ds. kwalifikowalności. Przedmiotowa kwestia powinna być zweryfikowana np. na podstawie zapisów umowy o pracę, umowy cywilnoprawnej, zakresu obowiązków, czy ewidencji godzin pracy. 

 

f) kontrola pod względem zatrudnienia osoby stanowiącej personel projektu na kilka umów cywilnoprawnych:
w powyższych sytuacji należy skontrolować, czy:
• obciążenie pracy pozwala na efektywne wykonywanie zadań,
• prowadzona jest ewidencji godzin pracy poświęconych na realizacje wszystkich zadań w ramach projektu,
• umowa cywilnoprawna rozliczana jest na podstawie protokołu odbioru wskazującego zakres wykonanych czynności i liczbę godzin poświęconych na jej realizację.
 

2. Stosowanie zasady konkurencyjności przy realizacji zamówień o wartości poniżej 14. tys. Euro

 

a) W trakcie spotkania przedstawiciele IP/IP2 zostali poinformowania o doprecyzowaniu w Zasadach kontroli obowiązku weryfikacji, czy Beneficjent zastosował się do wymogów zawartych w Zasadach dotyczących przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego finansowanych ze środków EFS, które będą stanowiło załącznik do Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL, do których stosowania Beneficjenci zobowiązani są umową o dofinansowanie projektu.

 

3. Stosowanie zasady efektywnego zarządzania finansami

 

a) Podczas grupy omówionego również kwestie dotyczące obowiązku kontroli udokumentowania przez Beneficjenta rozeznania rynku przy wyborze towaru lub usługi o wartości do 20 tys. PLN do 14. tys. EUR, który to obowiązek został doprecyzowany w ramach aktualizacji Wytycznych ds. kwalifikowalności. Beneficjent musi wykazać, że dana cena towaru/usługi to cena rynkowa. W przypadku, gdy porównanie cen nie jest możliwe (na rynku nie istnieją trzy podmioty mogące zaoferować usługę) IP/IP2 może wezwać Beneficjenta do przedstawienia uzasadnienia dotyczącego przesłanek takiego stwierdzenia,

 

b) Jednocześnie podkreślono, iż w przypadku zakupów poniżej kwoty 20. tys. PLN nadal obowiązują Beneficjenta zapisy Wytycznych ds. kwalifikowalności, zgodnie z którymi wydatki ponoszone w ramach PO KL są kwalifikowane, gdy są racjonalne i efektywne, tj. nie są zawyżone w stosunku do cen i stawek rynkowych.

 

4. Aktualizacja analizy ryzyka i metodologia doboru próby projektów do kontroli

 

a) w odniesieniu do przekazywania kwartalnej aktualizacji analiz ryzyka wraz z informacją na temat stopnia wykonania kontroli ustalono, iż ww. dokumenty będą przesyłane do IŻ do 30 dnia miesiąca następującego po zakończeniu danego kwartału. W przypadku, gdy w danych kwartale nie doszedł żaden projekt spełniający definicję projektu realizowanego w danym roku, wówczas do IŻ będzie przesyłana notatka służbowa o zaistnieniu powyższego faktu,

 

b) w trakcie spotkanie przedstawiciele IZ przekazali, iż nie ma obowiązku ujmowania w Rocznym Planie Kontroli (RPK) na 2011 r. analizy ryzyka. Analiza ta będzie sporządzona pod koniec 2010 r. lub na początku 2011 r. i przekazywana we wskazanym w pkt a) terminie,

 

c) w związku z licznymi uwagami dotyczącymi ograniczenia obowiązkowych czynników ryzyka, przedstawiciele IZ poinformowali, iż tylko pięć czynników będzie obowiązkowych (wartości projektu, doświadczenia Beneficjenta, poprawności sporządzania wniosków o płatność, liczba realizowanych jednocześnie przez danego beneficjenta projektów współfinansowanych z ESF, liczba realizowanych przez danego beneficjenta projektów współfinansowanych w ramach PROW/ PO RYBY). Jednocześnie podkreślono, iż przedstawiona w zasadach kontroli analiza ryzyka jest przykładowa i każda IP/IP2 we własnym zakresie może definiować dany czynnik i nadawać mu określono wartość, 

 

d) odnośnie obowiązku dokonywania okresowego przeglądu doboru próby czynników ryzyka i metodologii doboru próby wskazano, iż celem przeglądu jest ewentualne dodanie nowych czynników ryzyka lub zmiana wartości wag, co dotyczyć może zarówno obowiązkowych czynników ryzyka, jak i fakultatywnych. Ewentualnie zmiany czynników ryzyka i ich wag powinny zostać uzasadnione w notatce służbowej,

 

e) w związku z pytaniami dotyczącymi czynnika ryzyka odnoszącego się do wartości projektu oraz faktem, iż w niektórych Działaniach PO KL realizowane są projektu do 50 tyś. PLN przedstawiciele IZ zobowiązali się do doprecyzowania kwestii czynnika w Zasadach kontroli.

 

5. Zakres Informacji pokontrolnej

 

a) wraz z aktualizacją Zasad kontroli dokonano zmiany formy Informacji pokontrolnej, co ma na celu skuteczniejszą kontrolę metaforycznych aspektów funkcjonowania systemu / realizacji projektu oraz koncentrację a jakościowej ocenie poszczególnych obszarów kontroli. W związku z powyższym wprowadzono obowiązek podsumowania ustaleń w odniesieniu do głównych kryteriów warunkujących jakość działania systemu / realizacji projektu. Przedstawiciele IZ poinformowali, iż przedstawiona skala oceny zostanie zachowana oraz że jest spójna z systemem oceny KE,

 

b) w związku z pytaniami ze strony przedstawicieli IP/IP2, przekazano, iż nadanie kategorii dotyczy całościowej oceny danego projektu, danej instytucji. Do decyzji jednostki kontrolującej należy ocena poszczególnych kryteriów według kategorii oceny zamieszczonych w Zasadach kontroli. 

 

c) ponadto wskazano, iż ocena wystawiona jednostce kontrolowanej jest wynikiem weryfikacji poszczególnych procesów, które opowiadają zakresom kontroli wskazanych w Zasadach kontroli.

 

d) ustalono również, iż informacja pokontrolna ma stanowić syntetyczną ocenę danego projektu/instytucji, natomiast szczegółowy opis stanu faktycznego będzie zawarty w liście sprawdzającej stanowiącej załącznik do Informacji. W opinii IZ niezasadnym jest rezygnowanie z przekazywania listy sprawdzającej do jednostki kontrolowanej, która na podstawie zapisów listy będzie mogła zapoznać się za szczegółową oceną, na podstawie której wyciągnięte zostały ogólne wnioski kontrolne.
 

II. Wyniki audytu Komisji Europejskiej
W drugiej części spotkania przedstawione zostało podsumowanie wyników audytu KE przeprowadzonego we wrześniu i październiku 2010 r. na poziomie centralnym w ramach Priorytetu III PO KL oraz województwie podlaskim i świętokrzyskim. Najważniejsze ustalenia dotyczyły:

 

a) Procesu oceny projektów, gdzie w odniesieniu do:

 

Weryfikacji budżetu wskazano:
• Brak weryfikacji stawek zaproponowanych przez beneficjenta z rzeczywistymi stawkami rynkowymi, np. wysokie koszty szkoleń na osobę w porównaniu do szkoleń komercyjnych,
• Bardzo wysoki udział kosztów zarządzania w budżetach projektów,
• Brak rozgraniczania zakresów obowiązków i czasu pracy pomiędzy umowami o pracę, a umowami zlecenia,

 

Potencjału Beneficjenta wskazano na:
• Brak weryfikacji jego zdolności do prawidłowej realizacji projektów – zatwierdzenie wniosków składanych przez niewiarygodnych beneficjentów, posiadających szereg nieprawidłowości w poprzednich projektach,

 

Negocjacji wskazano na fakt:
• Braku udokumentowania i argumentowania faktu, dlaczego większość uzasadnień Beneficjentów co do zasadności zakwestionowanych kosztów zostało uznanych,
• Przeważania opinii Beneficjenta nad opinią eksperta wyrażoną w trakcie oceny metaforycznej w zakresie zakwestionowanych wydatków.

 

b) Weryfikacji wniosków o płatność wskazano na:
Pobieżną weryfikacja wniosków uczestników projektu – brak pogłębionej weryfikacji 
(np. kontroli na miejscu) w przypadku wątpliwości co do rozliczanych wydatków,
Zatwierdzanie wniosków o płatność o dużej wartości bez wcześniejszej weryfikacji faktycznego stopnia założeń projektu,
 

c) Przyznawanie dotacji na rozpoczęcie działalności gospodarczej, gdzie wskazano na:
Brak selekcji wniosków – akceptowanie wszystkich złożonych wniosków bez rzetelnej weryfikacji biznesplanów,
Brak dokumentacji potwierdzającej weryfikację jakości i trwałości planowanej działalności gospodarczej,
Dokonywanie weryfikacji na prowadzenie działalności gospodarczej na podstawie faktur zakupowych zamiast kontroli faktycznego prowadzenia działalności gospodarczej.