Autor: Karol Hauptmann, dyrektor Polskiego Centrum Akredytacji.

Nowe podejście w rozwoju znormalizowanych systemów zarządzania w ostatnich latach znalazło odzwierciedlenie w normie ISO/IEC 17021 "Ocena zgodności. Wymagania dla jednostek prowadzących auditowanie i certyfikację systemów zarządzania" w postaci 6 zasad, z których wyprowadzono wymagania dla jednostki certyfikującej. Te zasady to bezstronność, kompetencje, odpowiedzialność, otwartość, zachowanie poufności i reagowanie na skargi.

Od 28 czerwca 2007 r. powyższa norma jest normą PN-EN ISO/IEC 17021:2007. W dniu 15.09.2008 r. wszystkie akredytowane jednostki będą musiały posiadać wdrożony system zarządzania zgodny z tą normą.

Wymagania wyraźnie wzrastają. Skutki wzrostu wymagań wobec jednostek będą wpływać także na relacje między nimi a certyfikowanymi organizacjami. Konsekwentne stosowanie sześciu zasad w działalności jednostek powinno korzystnie wpłynąć na jakość świadczonych usług certyfikacyjnych i podnieść postrzeganą przez rynek wartość certyfikacji, tak pożądaną dla organizacji, które świadomie wykorzystują narzędzia certyfikowanych systemów zarządzania do osiągania swoich celów biznesowych.

Konsekwencje zmian w systemie zarządzania jednostki

Zasadzie bezstronności nadano najwyższą rangę. W jednostce będzie Komitet chroniący bezstronność o szerokich uprawnieniach. Organizacje certyfikowane będą miały tam swojego przedstawiciela reprezentującego ich interesy. W ten sposób uzyskują one większy wpływ na bezstronność ocen jednostki i, pośrednio, wpływ na wiarygodność certyfikacji. Organizacje ubiegające się o certyfikację będą musiały podawać we wniosku do jednostki więcej szczegółowych informacji o sobie, w tym informacje o korzystaniu z konsultacji przy opracowaniu i utrzymaniu systemu zarządzania. To zapobiegnie potencjalnemu konfliktowi interesów. Da to szansę na to, że auditorzy w wyniku bezstronnej oceny pozostawią w organizacji większą wartość dodaną przez rzetelne określenie silnych i słabych stron organizacji. Jednocześnie zmniejszone zostanie ryzyko, że certyfikacja będzie udzielona organizacjom, które na to nie zasługują, co powinno przyczynić się do ograniczenia funkcjonowania na rynku dostawców naruszających zasady uczciwej konkurencji poprzez legitymowanie się certyfikatami o wątpliwej wartości.

Z zasady odpowiedzialności wynika pojęcie umocowanej prawnie umowy o przeprowadzenie certyfikacji i kontraktu określającego wzajemne zobowiązania certyfikowanej organizacji i jednostki certyfikującej. Z tej zasady wynika obowiązek wykazania przez jednostkę posiadania rezerw lub ubezpieczenia dla pokrycia zobowiązań wynikających z jej niewłaściwych decyzji. Organizacje certyfikowane uzyskują pewniejsze gwarancje, że ewentualne spory będą rozstrzygane w oparciu o niekwestionowane dokumenty prawne.

Wiarygodność certyfikatu to prosta konsekwencja kompetencji jednostki certyfikującej, a przede wszystkim jej pracowników. Zwiększenie wymagań w tym zakresie w normie PN-EN ISO/IEC 17021, poprzez obowiązek określania kryteriów kompetencyjnych dla wszystkich stanowisk w jednostce, włącznie z personelem pomocniczym, oznaczać powinno profesjonalną i etyczną obsługę na każdym etapie procesu certyfikacji lub nadzoru.

Zasada otwartości, choć w pewnej opozycji do zasady poufności, pozwala organizacjom dokonać świadomego wyboru jednostki certyfikującej, jako partnera biznesowego, w oparciu o publicznie dostępną informację. Te informacje mają budować zaufanie do bezstronności jednostki (deklaracja kierownictwa), do jej profesjonalizmu (opis procesów certyfikacji i auditowania) oraz do przejrzystości i kompetencji w ocenach i decyzjach (procesy postępowania ze skargami i odwołaniami, wykazy ważnych, zawieszonych i cofniętych certyfikatów, zasady kalkulowania czasu ocen). Organizacje certyfikowane będą zobowiązane przez jednostki certyfikujące do stworzenia warunków obserwacji auditorów jednostki przez obserwatorów, oceniających w praktyce kompetencje auditorskie oraz do informowania o istotnych zmianach w ich systemie zarządzania. Temu służyć ma umocowany prawnie kontrakt.